为做好2009年迎新工作，总务处制定了迎新工作方案，从住宿接待、供水供电、接站用车到现场保洁、饮水、用餐等方面进行了周密细致的安排。迎新两天，总务处全力以赴，圆满完成了各项保障服务。

宿管中心早在暑期和开学之初就在西区、中区和北区共14栋学生公寓，准备了3800个床位，满足新生入住需要。对每个寝室都进行了彻底清扫拖擦和消毒；对家具、门窗、水电和电话等逐个进行了检修，保持状态完好，其中北区18号学生公寓还调换了整栋940套钢制新家具，替代了原木制家具；制作了学生公寓指示路牌。为了做好新生入住的接待工作，制定了应急预案，成立了应急小分队，简化了新生入住程序，8、9日迎新两天，中心领导24小时值班，对新生较多的楼栋增设安全通道办理入住手续窗口，夜晚新生到了，让其登记先入住，后办报到手续。另外，从迎新点到各栋学生公寓悬挂了3条横幅，摆放了12个不锈钢的指示路牌，张贴了209个楼层标识，新生报到后能轻松地找到入住寝室。

水电中心在迎新现场安排了4名电工、2名通信工保障现场用电和收费通讯畅通。为方便新生入住寝室后及时解决水、电、木维修，在每个区域安排有水、电、木维修组，提供24小时维修服务，随叫随到。

校园管理中心为迎新现场搬运安放桌子180张、椅子360把。为了保证校园环境整洁优美，迎新前，校园管理中心将校园树木的枯枝全部修剪整理一遍、两个音乐喷泉清洗干净，还增加了花卉摆放数量。迎新两天，为了保障校园卫生，保洁人员从早上6:00至晚上8:00沿路不间断清扫；从10日开始，每天为军训新生送茶水10余桶。

车辆管理中心所有客车在校待命，随时准备调配，往返于学校和车站，迎送新生及家长。总务处组织接送专车和20余名迎新工作人员在火车站和付家坡车站迎接新生，连续两天，每天清晨7时到晚8时，工作人员全天守候在接待站，先后出车35台次，往返70余趟，接送新生及家长1300余人。